Effizienzsteigerung im HR-Alltag: Wie KI moderne Personalabteilungen revolutioniert

Unabhängig von der Größe eines Personalbereichs, ob 30 Personen aufgeteilt auf mehrere Teams und Hierarchiestufen oder eine 1-(Wo)Man-Show – der Schlüssel zur erfolgreichen menschenzentrierten Personalarbeit bleibt immer gleich: Effiziente Prozesse, um mehr Zeit für das zu haben was wirklich zählt: die Mitarbeiter des Unternehmens!

Schon lange werden HR-Experten hierbei von modernen HRIS-Systemen, Recruiting Software und weiteren praktischen Tools unterstützt – doch was wäre, wenn wir unsere Personalabteilungen mit einer Fachkraft ergänzen könnten, die 24/7 erreichbar ist, nie aufhört neue Ideen zu generieren, innerhalb von Sekunden ganze E-Mails, Jobbeschreibungen und Strategien entwickeln kann und das auch noch in allen Bereichen des HR-Managements, von Recruiting bis Personalentwicklung? Hier kommt die künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel, und speziell ein Tool namens ChatGPT, das eine neue Ära der Effizienz im HR-Alltag einleitet.

Effiziente Prozesse vom Recruiting bis zum Offboarding

Die Anwendungsbereiche von ChatGPT im HR-Management sind vielfältig und bieten eine erhebliche Effizienzsteigerung. Die Möglichkeiten finden sich in allen Bereichen des sogenannten Employee-Lifecycles – nachfolgend beispielhaft Möglichkeiten, die sich bereits in unserer Personalarbeit bei paretos bewährt haben:

Talent Attraction & Recruiting

• Verfassen der Karriereseite
• Erstellung von Anforderungsprofilen, inkl. Stellenausschreibung
• Entwicklung von passgenauen Nachrichten für das Active-Sourcing
• Schreiben von Standard-Emails im Recruiting, z.B. nach dem Erhalt der Bewerbung oder der Einladung zum Bewerbungsgespräch
• Entwurf von Interview-Leitfäden

Onboarding

• Erstellen der Willkommens-Mail
• Entwurf des Onboarding-Prozesses
• Entwicklung einer Umfrage nach dem Onboarding

Development

• Brainstorming von Entwicklungsformaten, wie z.B. Learning Sessions
• Entwicklung von Skill-Matrixen jenach Position und Seniorität
• Verfassen von Coaching-Leitfäden

Retention & Engagement

• Erstellen von Mitarbeiterumfragen zur Gewinnung von Feedback
• Brainstorming zu passgenauen Möglichkeiten zur Wertschätzung von Mitarbeitern
• Entwicklung von Initiativen zur Mitarbeiterbindung, basierend auf der Unternehmenskultur und –Werten.
• Verfassen von Richtlinien, z.B. für Homeoffice oder Mitarbeiter-Benefits

Offboarding

• Entwicklung eines wertschätzenden Offboarding-Prozesses
• Verfassen einer Offboarding-Checkliste inkl. Zugehöriger Kommunikation
• Leitfaden für das Exit-Gespräch
• Brainstorming zu Initiativen zurBindung von Alumni

Die Möglichkeiten enden nicht bei der Erstellung eines definierten Outputs – ganz im Gegenteil: durch die richtige Nutzung von “Prompts”, den Anforderungen, die man ChatGPT gibt, kann die Software auch ein Tool zur kreativen Entwicklung von neuen Ansätzen und ganzen Strategien werden. Wie wäre es zum Beispiel mit der Entwicklung einer Pay Philosophy & Strategy passgenau zu einem modernen KI-Startup?

Grenzen von ChatGPT und zu überwindende Hürden

Trotz der beeindruckenden Möglichkeiten und Vorteile, die ChatGPT bietet, gibt es auch Grenzen und Hürden, die wir im HR-Alltag nicht aus den Augen verlieren dürfen. Angefangen bei der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorschriften bis hin zu ethischen Bedenken, insbesondere zu stereotypischen Vorurteilen, die selbst in einer KI zu finden sind.

Bei all den unendlichen Lösungsmöglichkeiten, die ChatGPT in Sekundenschnelle präsentiert, darf ebenfalls nicht vergessen werden, dass das Tool selbst dann eine Lösung präsentiert, wenn es eigentlich keine kennt. Es halluziniert sozusagen. Daher gilt die Devise, jede von ChatGPT erstellte Lösung immer, ausnahmslos, einem kritischen, menschlichen Auge zu unterziehen.

Zudem kann ChatGPT in vielen Situationen menschliche Intuition und insbesondere unser Einfühlungsvermögen nicht ersetzen, z.B. bei sensiblen Mitarbeiterangelegenheiten. Es ist daher wichtig, eine ausgewogene Integration von Technologie und Menschlichkeit zu gewährleisten.

Ausgewogene Zusammenarbeit von KI & Mensch

Die Integration von KI in unseren HR-Alltag steigert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt auch die menschliche Seite des Personalmanagements. ChatGPT übernimmt die mühsamen, repetitiven Aufgaben, während HR-Experten ihre Zeit für persönliche Interaktionen und empathische Mitarbeiterbetreuung nutzen können. Die Kombination aus Effizienz und Empathieist der Schlüssel zu einer starken, menschenzentrierten Personalabteilung.